Полезные советы: как сгладить острые углы при открытии современного автоматизации магазина

повысить эффективность работы бухгалтерии и склада;

иметь оперативную информацию о ходе торговли, продажах, об ассортименте товара;

проводить инвентаризацию без остановки работы предприятия;

увеличить скорость обслуживания розничных покупателей без потери качества;

использовать современные методы анализа и планирования деятельности.

Для решения этих задач нам понадобится:

Оборудование

кассовое оборудование;

сканеры штрих кода;

весы электронные торговые;

система видео-наблюдения;

принтеры этикеток;

терминалы сбора данных.

Планирование системы автоматизации зависит от параметров каждого конкретного магазина, таких как проходимость, ассортимент, площадь, уровень сервиса и т.д. Оборудование должно соответствовать тем задачам, которые перед ним ставятся, поэтому выбор оборудования должен быть осознанным. Здесь можно выделить несколько параметров:

Надежность

Если перед нами стоит задача автоматизировать круглосуточный мини-магазин с одной кассовой точкой, то надежность работы оборудования должна быть максимальной. Если касса выйдет из строя, остановится торговый процесс, что, согласитесь, недопустимо.

Мощность и быстродействие

Особенно важны при автоматизации магазинов с большой проходимостью. Наличие очередей в кассовой зоне плохо влияет на предпочтения покупателей. Хочется отметить, что на скорость обслуживания покупателей влияет быстродействие всего оборудования кассового узла (процессорный блок, сканер штрих-кода, принтер чеков).

Цена

Самое дорогое оборудование для автоматизации розничной торговли должно быть не только мощным и надежным, но и красивым. Это особенно важно при автоматизации элитных бутиков, когда дизайну магазина придается особое значение. При этом брэнд установленного оборудования не менее важен, чем внешний вид обслуживающего персонала.

Программное обеспечение

Следующим немаловажным критерием является подбор программного обеспечения. Самыми важными факторами в данном вопросе являются удобство ввода информации (о товарах, ценах, клиентах и т.д.), скорость ее обработки и перечень получаемой информации или набор отчетов. Именно эти функции помогут получить оперативную информацию о деятельности торгового предприятия, проследить движение товара от поставщика до покупателя, повысить объем продаж наиболее популярных товаров и отказаться от неходовых позиций, стимулировать наиболее привлекательных клиентов.

Также программа должна учитывать все дополнительные потребности:

бухгалтерский учет;

специфика ассортимента;

возможность проведения сложных дисконтных программ;

удаленная передача данных в офис или склад.

Но программное обеспечение не должно быть слишком сложным – иначе персонал будет тратить огромное количество времени на его изучение, а ведь основная задача сотрудников - это процесс торговли.

И самое важное - программное обеспечение должно поддерживать то оборудование, которое приобретено. Подбор программного обеспечения должен происходить в комплексе с подбором оборудования. Иначе заказчик не получит всех преимуществ автоматизации, либо вложит большие средства в доработку программы для его связи с оборудованием.

Программный комплекс "Товародвижение"

Учитывая все эти критерии, наша компания ведет разработку программного комплекса «Товародвижение». Особо хочется отметить, что программный продукт находится в постоянном развитии, что позволяет оперативно отслеживать все нововведения и изменения в Российском законодательстве. Это позволяет партнерам и клиентам не заботиться о соответствии отчетной документации требованиям налоговых органов, пенсионного фонда и других контролирующих органов, поддерживая отчетность предприятий на должном уровне.

Процесс установки, подключения и настройки оборудования и программного обеспечения занимает считанные недели, а то и дни, если этим занимаются специалисты, но этого времени совершенно не достаточно для подготовки к открытию магазина. В установленную программу необходимо ввести все данные: ассортимент товара, цены, поставщиков, а это требует времени.

Обучение персонала

После того как программное обеспечение выбрано и установлено, совершенно необходимо, чтобы работать с ним умели все сотрудники магазина. Для этого нужно чтобы персонал прошел обучение работе с программой. Обучение может быть комплексным, для всех сотрудников, или только для руководящего состава – с тем расчетом, чтобы они смогли обучить работе своих подчиненных, и в последствии контролировать правильность их работы в программе. Обучение работе с программой для руководящего состава является обязательным условием для дальнейшего успешного развития бизнеса. Руководитель будет иметь возможность контролировать весь рабочий процесс и у недобросовестных сотрудников не будет возможности для спекуляций.

Самая большая проблема, которую предстоит решить в процессе внедрения системы автоматизации в розничной торговле – это организация работы персонала. Ведь в большинстве случаев от этого зависит работа всего магазина и соответственно прибыль. Мы в своей работе часто наблюдаем следующую ситуацию: руководитель предприятия реализует дорогостоящий проект по автоматизации, закупает новое оборудование, вводит новые принципы работы, но не меняет торговый персонал. Люди не соответствуют новым требованиям, которые к ним предъявляются. В итоге производительность их труда начинает падать. Руководитель пытается восстановить снижающиеся показатели путем, набора новых сотрудников с соответствующим уровнем знаний. В результате этого происходит увеличение штата, люди мешают друг - другу, частично выполняют одни и те же функции, а эффективность при этом падает. Следует помнить, что системы автоматизации позволяют существенно сократить количество персонала. В большинстве случаев избыток неквалифицированного персонала автоматизированного магазина может нанести не меньший вред, чем, скажем, некачественно настроенное оборудование.

Не существует однозначного мнения, по какой схеме следует производить обучение персонала, но оптимальнее всего проводить его в следующей последовательности. Первыми проходят обучение работе в программной среде Директор, главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник торгового отдела, то есть те люди, которые принимают решения о том, какова будет политика фирмы, формат и структура базы, утверждают настройки системы.

Следующими обучение проходят сотрудники бухгалтерии, торгового отдела, отдела кадров, коммерческого отдела вместе с руководителями этих отделов, на которых возлагается ответственность за правильный ввод данных в программу. Эти сотрудники наполняют систему информацией о товарах, сотрудниках, поставщиках, окладах сотрудников и т. д. Правильная организация работы невидимых покупателю операторов по вводу товара играет значительную роль. Разработка четких должностных инструкций и контроль со стороны руководителей отделов избавит от таких будущих проблем как несоответствие цен на кассовых узлах и на ценниках и, соответственно, скандалов в торговом зале.

Кассиры торгового зала проходят обучение работе в системе в самый последний момент. Это делается для того, чтобы они не успели забыть полученные знания и сразу после обучения приступили к работе. Перед открытием магазина нужно четко прописать все должностные инструкции сотрудников, относительно их работы с программным обеспечением. У каждого сотрудника был свой участок работ, с четко прописанными полномочиями работы в программе.

Техническое открытие

Завершающим этапом перед официальным открытием магазина является так называемое техническое открытие. Магазин, полностью готовый к приему покупателей, открывает для них свои двери, но только без «торжественного перерезания ленточек» и без шумной рекламной компании. Это делается для того, чтобы в спокойной обстановке, без массового наплыва посетителей протестировать работу магазина и устранить все выявленные недочеты в работе системы. За это время кассиры должны полностью освоиться на своих рабочих местах, операторы ввода данных - ввести в базу всю необходимую информацию для бесперебойной работы магазина, руководящий состав – скоординировать работу всех отделов.

В заключении можно сказать, что вложения в автоматизацию - это вложения в будущее. Нельзя ждать сиюминутного повышения показателей, это произойдет только через несколько месяцев. Во-первых, люди должны научиться работать в коллективе, во-вторых они должны привыкнуть к иным условиям работы и освоить новые технические инструменты своего труда.

Задайте вопрос менеджеру