Компания ТЭНДО - Автоматизация Супермаркета «Ковчег» г. Королев

Автоматизация Супермаркета «Ковчег» г. Королев

Около года назад, в городе Королев Московской области по адресу: проспект Королева д. 6 «Г» открылся супермаркет «Ковчег». Новый супермаркет предложил покупателям богатый ассортимент товаров на торговой площади около 1500 м2. Здесь, в одном месте можно купить практически всё, что может понадобиться в доме. На сегодняшний день Супермаркет «Ковчег» является одним из крупнейших магазинов самообслуживания в г. Королеве. Для автоматизации торгового процесса в супермаркете применяется широкий спектр электронного торгового оборудования: сканеры и принтеры штрихкодов, терминалы сбора данных, кассовые POS-терминалы, весы, системы безопасности. Всё это интегрировано в общую информационную систему, работающую под управлением программного комплекса «ТЭНДО-Товародвижение». Об опыте использования информационных технологий и перспективах развития этого проекта автоматизации мы поговорим с генеральный директором супермаркета «Ковчег» Бакуровой Оксаной Викторовной и генеральным директором компании «ТЭНДО» Титовым Александром Владимировичем.

- Когда и как начинался проект автоматизации? Какие задачи ставились в рамках проекта создания информационной системы для супермаркета?
- О.Б.: Три года назад при планировании открытия супермаркета «Ковчег» перед нами встал вопрос о создании информационной системы управления. Необходимость автоматизации супермаркета уже не вызывала сомнений. Чтобы сориентироваться в имеющихся предложениях на рынке автоматизации посетили выставку на ВВЦ, где и познакомились с компанией ТЭНДО. Больше всего нас интересовала возможность построения оптимальной информационной системы с точки зрения управленческого учета. Вопросы складского и бухгалтерского учета решены практически у всех разработчиков программ. Но нам помимо этого нужно вести управленческий учет, финансовый учет, бюджетирование, учет текущих затрат. Необходимы так же маркетинговые отчеты и ведение учета на внутреннем производстве. Такие решения, по крайней мере на тот момент, предлагали не многие. Перед нами стояла задача выбрать систему автоматизации, которая помогла бы нам управлять супермаркетом. Сделав выбор в пользу программного комплекса «Товародвижение» мы оптимально решили поставленную задачу.

- Какие еще системы автоматизации рассматривались?
- О.Б.: Если говорить о том, какие еще системы мы рассматривали, то это были программные продукты компаний «1С», «Сервис плюс» и «IBS». На программном решении компании «Сервис плюс» у нас к тому времени уже работал один небольшой магазин в городе Красногорске.
Но мы выбрали программный комплекс «ТЭНДО-Товародвижение» для автоматизации супермаркета «Ковчег» потому, что все программные модули здесь имеют одну платформу. Компания ТЭНДО предложила нам комплексный подход: управление закупками, сбытом, ведение бухгалтерского учета, учет складских операций и внутреннего производства, а также кассовые рабочие места – все это работает в едином информационном пространстве. Нет необходимости, например, отдельно вести учет на внутреннем производстве, а потом выгружать все данные в бухгалтерскую программу, как в других программных решениях. К тому же нам была предложена автоматизация под ключ, что очень удобно. Не нужно думать, кто будет поставлять оборудование, а кто прокладывать сеть. Одна компания обеспечивает и поставку оборудования, и внедрение информационной системы, обучение персонала и последующее техническое обслуживание.

- Программно-аппаратный комплекс супермаркета Ковчег сегодня: как все это работает и как осуществляется техническая поддержка?
- А.Т.: Для автоматизации в супермаркете «Ковчег» применено следующее электронное торговое оборудование: POS-терминалы IBM, сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных и микрокиоски Symbol, принтеры этикеток Zebra, электронные весы CAS.

Рис.1 схема подключения торгового оборудования в супермаркете

В проектировании программно-аппаратного комплекса для супермаркета «Ковчег» наиболее важно было обеспечить оперативность и надежность работы системы. Для этого в магазине имеются 4 сервера для хранения и обработки данных – 1 главный, 2 кассовых и 1 видео-сервер.

Кассовые серверы помогают поддерживать бесперебойную работу магазина даже автономно от главного сервера, например в те периоды, когда происходит профилактический ремонт (хотя и не часто, но такое бывает); в это время информация накапливается на местах, а после восстановления канала связи, обмен данными продолжается. На случай перебоев с электричеством магазин снабжен мощными источниками бесперебойного питания, которые работают по централизованной схеме, что позволяет поддерживать работу касс и серверов от 10 минут до нескольких часов, в зависимости от динамически изменяемой нагрузки. За это время можно успеть обслужить всех покупателей, находящихся в торговом зале.

Для осуществления контроля в кассовой зоне внедрена интегрированная интеллектуальная система видеонаблюдения за кассирами с возможностью анализа кассовых операций, что позволяет существенно сократить потери от правонарушений. Видео-сервер получает видеосигналы от нескольких телекамер высокого разрешения, установленных таким образом, чтобы в поле зрения каждой камеры находился кассовый узел. Кассовые терминалы также передают информацию на видео-сервер. На экране монитора диспетчера виден реальный товар, кассир, сидящий за кассовым терминалом, и покупатель. Здесь же отображаются все кассовые операции от входа кассира в систему по паролю, до снятия Z-отчета. Одновременно происходит запись видеоинформации с наложением на нее данных чека. Видеокадр + чек остается в архиве системы. При наложении данных чека на видеоизображение, цветом выделяются строки чека, которые сигнализируют о "нестандартной" операции (сбросе чека, сбросе товара, ручном наборе кода товара и т.п.). Это дает возможность быстрого пресечения правонарушения.

В торговом зале установлены электронные торговые весы CAS, которые помимо стандартных возможностей оснащены специализированным программным модулем, разработанным специалистами нашей компании, для автоматической загрузки параметров товара. Программный модуль работает автономно без вмешательства оператора. Он устанавливается на главный сервер и через определенный интервал времени просматривает список товара на необходимость его “прогрузки” на весы.

В супермаркете широко используются технологии штрихового кодирования. Сканеры штриховых кодов и терминалы сбора данных Symbol используются для считывания штрихкода, а принтеры этикеток Zebra для его оперативной печати.

В кассовой зоне установлены стационарные сканеры Symbol LS7708.

На складе, при приемке товара, проведении межскладских операций а также для решения других задач используются ручные сканеры Symbol LS2208.

При проведении инвентаризации используются терминалы сбора данных Symbol PPT8800.

Использование сканеров штрихового кодирования и терминалов сбора данных позволяет обеспечить качество, повысить скорость обслуживания, а так же снизить количества ошибок при идентификации товара.

Что касается технической поддержки, то специалистами нашей компании проводятся плановые работы по обновлению программного обеспечения и диагностики установленного в супермаркете оборудования для обеспечения бесперебойной и качественной работы информационной системы. Так же компания ТЭНДО имеет лицензию для технического обслуживания контрольно кассовой техники и постановки фискальных регистраторов на учет в налоговых органах на территории Москвы и Московской области.

Отдельно хочется отметить, что для обеспечения эффективной работы с программным комплексом «ТЭНДО-Товародвижение» сотрудники супермаркета «Ковчег» прошли обучение работе с программой. А на все вопросы, связанные с функционалом программного комплекса, которые возникают в процессе работы, можно получить ответы у специалистов нашей компании по телефону или по электронной почте.

- Оксана Викторовна, какие реальные удобства и преимущества в работе Вы получили в результате внедрения информационной системы «ТЭНДО-Товародвижение»?
- О.Б.: В программе хорошо налажено само товародвижение и ведение внутреннего производства. У нас есть цеха по производству полуфабрикатов и кулинарии, и естественно мы хотели, чтобы учет производства осуществлялся в рамках внедренной информационной системы. Все данные об используемом сырье и поступлениях полуфабрикатов на склад и в торговый зал сразу попадают в единую базу, откуда информация поступает в бухгалтерию.
Еще к преимуществам я бы отнесла систему видеонаблюдения, которая связана с кассирами. На мой взгляд, на сегодняшний день, это наиболее эффективный способ борьбы за сохранение товарно-материальных ценностей и пресечения должностных правонарушений кассиров. По началу были сомнения в необходимости установки подобной системы, но после того, как за достаточно небольшой промежуток времени мы смогли обнаружить несколько случаев правонарушений – эффективность подобной системы стала для нас очевидной.

- Окупаемость системы автоматизации?
- О.Б.: Это сложный вопрос. С точки зрения окупаемости, можно привести в пример систему видеонаблюдения. С одной стороны такая система достаточно дорогая и может стоить порядка 10 000 $, но с другой стороны быстрое пресечение правонарушений, пускай и не в больших размерах, и возврат денег в кассу позволяют говорить об окупаемости системы.
Оценка же окупаемости всей системы автоматизации складывается из многих факторов, это: и уменьшение процента недополученной прибыли, связанной с правильным выбором ассортимента, грамотным ведением ценообразования и т.д.; и увеличение пропускной способности магазина с улучшением качества обслуживания покупателей; и правильное распределение денежных средств и торговых площадей, и многое другое.

- Перспективы развития. Как будет развиваться торговая сеть (будут ли дальше тиражироваться магазины, а вследствие этого - и программно-аппаратное решение)?
- О.Б.: Конечно, у нас есть некоторые планы по развитию торговой сети. И для автоматизации новых магазинов оптимальным будет выбрать программное обеспечение компании ТЭНДО. Сбор и анализ информации по работе сети магазинов в целом удобнее проводить, работая с единой ИС в разных территориально распределенных подразделениях.

- Какими особенностями выделяется супермаркет «Ковчег» среди других проектов автоматизации? Какие особенности современной торговли приводят к возникновению подобных проектов?
- А.Т.: В условиях современной конкуренции на рынке розничной торговли и жестокой борьбы за покупателя автоматизация управления бизнес-процессами становится важным конкурентным преимуществом компаний. Отсюда и повышенное внимание к программным продуктам и построению информационных систем, особенностям их внедрения для той или иной торговой структуры.
Что касается данного проекта автоматизации, то специально для автоматизации супермаркета «Ковчег» мы расширили в программном комплексе «ТЭНДО-Товародвижение» возможности управленческого учета, возможности по управлению персоналом, усовершенствовали модуль «ТЭНДО-Зарплата», добавили новые функции в систему финансового учета.

- Александр Владимирович, какие, по Вашему мнению, типичные заблуждения существуют у клиентов на этапе подготовки проекта автоматизации? Каковы причины этих заблуждений?
- А.Т.: В первую очередь, это желание сэкономить на покупке подобных систем. Самое простое начинается с уменьшения количества кассовых мест в торговом зале. При площади магазина в 1 000 м? клиент, например, может считать, что достаточно будет 5 касс. Но существует стандартный подход, приблизительно, конечно в зависимости от внутренней специфики магазина, но тем не менее 100 м? - это одна касса. Это уже проверенный стандарт для продовольственного магазина. Заблуждение о том, что можно обойтись меньшим количеством кассовых мест приводит к тому, что потом докупается оборудование, происходит перестройка витрин, перепланировка торгового зала и установка дополнительных кассовых рабочих мест.
То же самое происходит с установкой весов. Как бы там ни было, при площади магазина в 1 000 м? магазину понадобится около 15 единиц электронных торговых весов. Отдельное оборудование необходимо для мясного отдела, для рыбного, в отделы сыры и овощи. И для каждого отдела нужны свои весы. Попытка сэкономит при установке этого оборудования – еще одно заблуждение, последствием которого могут быть очереди, неудобство работы для персонала и недовольство покупателей.
При планировании автоматизации магазина многие сомневаются в целесообразности установки системы видеонаблюдения за кассирами. Но после того, как люди сталкиваются с этим на собственном опыте и убеждаются в эффективности регулярного контроля кассиров – сомнения отпадают. Изначальный подход, что все будут честными, здесь совершенно не подходит. В любом магазине работа, которая связана с финансами, это всегда - контроль, контроль и еще раз контроль - за сотрудниками и за покупателями.

- Что можно рекомендовать подобным предприятиям для успешного внедрения систем автоматизации?
- А.Т.: В первую очередь любая система автоматизации, какая бы хорошая она ни была, ни чего не стоит без грамотного административного ресурса. Для эффективного внедрения систем автоматизации необходимо составить административно регулируемую схему работы. Если не будет четко определено, как людям работать и не будет административных рычагов, позволяющих выявлять и исправлять сделанные ошибки – любая автоматизация бессмысленна.
Так же очень важно первоначальное правильное заполнение базы данных, например, очень важно правильно заполнять карточки товаров. Не правильное занесение товара в ту или иную группу, указание не верной налоговой ставки и т.д. в последствии приводит к неправильному списанию товара в базе, не правильному расчету налогов и к появлению других подобных ошибок, которые в последствии трудно выявить и исправить.

Задайте вопрос менеджеру